La politique de la Société interdit la discrimination, le harcèlement et/ou les représailles contre tout employé qui, en bonne foi, fournit des informations relatives aux violations du présent Code ou qui de toute autre manière contribue à l'enquête concernant les violations du présent Code. Dans la mesure du possible, toutes les soumissions de plaintes seront traitées de manière confidentielle. En aucun cas, des informations concernant une plainte ne seront fournies à des personnes n'ayant aucun besoin de les connaître.
La Société ne prendra aucune mesure de rétorsion à l’encontre d’un employé ayant soumis de bonne foi une plainte. Par ailleurs, tout employé qui soumet une plainte tout en sachant ou en suspectant qu'elle pourrait être inexacte, s'expose à des sanctions disciplinaires.
Même si la Société ne prend aucune mesure de rétorsion à l'encontre d'un employé ayant soumis de bonne foi une plainte, un employé qui soumet une plainte peut toujours s'exposer à des sanctions disciplinaires pour mauvaise conduite ou toute autre raison sans aucune relation avec la plainte. Autrement dit, un employé n'est pas exempté de sanctions disciplinaires par le simple fait qu'il ou elle a soumis une plainte. Par exemple, un employé qui soumet de bonne foi une plainte mais qui est sous surveillance pour rendement insuffisant peut toujours s'exposer à des sanctions disciplinaires fondées sur son rendement.
La Société préfère que les employés s'identifient lors de la soumission d'une plainte car ceci permettra à l'Équipe d'enquête d'effectuer une meilleure enquête sur la faute présumée. Toutefois, la Société reconnaît que dans certains cas les employés pourraient souhaiter rester anonymes. L'Équipe d'enquête entreprendra une enquête sur les plaintes anonymes, mais elle demande que de telles plaintes soient décrites avec le plus de détails possible sur la faute présumée, les personnes concernées et le fondement de ces allégations de manière à pouvoir conduire une enquête approfondie.
Si la plainte concerne le Directeur de l'audit interne ou des membres du Comité d'audit, ou s'il existe un potentiel conflit d'intérêt, la Plainte doit être soumise au Directeur financier de la Société ou au Directeur général. La ligne d'assistance téléphonique et le site web de Haynes Whistleblower ne remettra aucun rapport à une personne citée dans la Plainte.